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工程设计档案特点及管理

 工程设计单位既有与一般生产经营单位的共性,又有应用科学研究、技术开发单位的特性,是以智力劳动为主,多学科、多专业的知识技术密集型的软件产业部门。其生产的设计产品是设计人员运用基础资料、先进技术、科研成果实践经验进行集体创作的综合技术成果,表现为技术文件、技术图纸等。从工程建设的全过程看, 设计产品是为工程建设和技术改造服务而创作的中间产品,是编制建设计划、财政拨( 贷)款、设备材料定货加工、现场施工、建造安装、生产准备、竣工验收等诸项工作的依据条件,同时也是设计单位数量最大、价值最高、使用频繁的资源储备即工程设计档案。工程设计档案直接记录了设计人员的科技思想、科技方法和科技配套成果,真实地反映了设计实践活动的历史过程, 除具有科技档案的一般共性外,还有其自身的特点。充分认识和掌握它的各种特点及其管理要求, 对加强工程设计档案工作并充分发挥其作用十分重要。现就工程设计档案的一些主要特点,谈谈个人的若干体会。
1.组成的成套性

一个企业( 或联合企业)、事业单位或独立的工程,一般都是作为一个建设项目来安排基本建设工作的, 设计单位也就以一个独立的工程项目(也可能是其中的一个单项工程)作为设计工作对象,把不同专业的设计人员组成队或组、按照严格的、科学的设计程序,一个环节紧扣一个环节有规律地开展设计工作,并相应形成具有严密的系统性和有机联系不可分割的设计文件材料整体,从而决定设计档案的成套性。一项工程设计全部设计文件材料的总和,包括设计依据材料、中间设计成品和最终设计成品等, 按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案, 其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分,这就是它的成套性。工程设计档案收集、配套整理、保管和开发利用等管理工作, 都为这种成套性的特点所制约,并在设计管理工作中做到“三纳入”“三参加”和“四同步”从而,按照工程项目将设计文件材料收集齐全归纳,有头有尾、完整无缺;按工程项目进行配套整理,如实地、系统地反映一项工程各个设计阶段、各种设计专业技术活动的历史过程,维护其历史全貌;不同项目的图纸文件一般不能混淆在一起,以便按项目完整、系统地保存,有利于按项目系统地、成套地、方便地提供利用。

2.形成的阶段性

根据设计工作的基本程序,一项工程一般都要经过设计准备(即前期)阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段,每个设计阶段工作任务、工作程序和工作环节,应具备有工作条件,以及必须形成的设计文件的内容及其深度、章节的组成, 格式及审批权限等,也都在设计程序中有明确具体的规定。前一阶段设计工作没有完成,或设计文件没有经过有关部门审核批准,不得开展下一阶段的设计工作( 但可做准备)。前一阶段设计文件经过批准成为后一阶段设计依据,后一阶段设计文件又是前一阶段的设计文件深化和发展。前后不同阶段的设计文件之间,既有密不可分的有机联系,又有明显的严格的阶段区分,因此,每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体,并决定文件材料形成的阶段性。

3.内容的专业性

一项工程设计是由多种专业和设计人员按不同专业分别开展具体设计作业,又相互配合共同完成,因此,一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。各专业之间必须密切协调,以相互提供的设计文件作为依据而开展工作,其形成的设计文件之间也必然有着非常紧密的联系。但每一专业设计文件必然是该专业的技术活动的表达和存在形式,它所体现的科学技术内容、术语、符号和组成等都具有专业性的特点,其利用多数也是有针对性地按专业来进行。

因此,工程设计档案在分类、编号、编制检索工作时,都要考虑设计文件材料专业性,以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起,在确定分类、标号结构层次时,要考虑图纸文件所属专业与工程项目、与工程设计之间的隶属关系。此外档案人员学习本单位各专业的基础知识,了解各专业的业务范围, 能识别和看懂各专业的图纸文件,不断提高管理业务水平。比如我院主要有给水排水、道路桥梁、工业与民用建筑三大专业工程设计,我们档案人员就要熟悉本院各个专业的特点,掌握必要的专业知识,才能更好地管理本院的工程设计档案。

4.修改、补充的多变性

工程设计是技术上和经济上对拟建工程的全面规划,所以设计工作形成的图纸文件是设计人员科学技术构思的精神产品,是主观范畴的东西,它不同于测绘图纸和竣工图纸那样是完工后的实体在图纸上的反映,存在主、客观之间不完全一致的现象。在施工安装过程中经常出现设计变更,需要对设计文件进行必要修改和补充。比如设计本身可能存在某些缺陷、疏漏或差错;地质等自然条件可能出现了新的情况;物资供应的变化可能改变设备材料使用;施工方法的改变需要变更设计等等,这些不可遇见的意外情况都要求设计变更以适应施工。有时有的图纸需要多次修改、补充,有的部分图纸甚至成套作废,要重新设计。设计图纸文件的这种频繁的变更修改是不可避免的、必要的和允许的,但又应是很严格的。这是工程档案有别于其他一些档案的重要特点。
当设计变更时,必须按照有关规定及时修改原底图或补充绘制新图,并相应地做好施工现场和库存蓝图的修改工作,做到底图与蓝图一致, 图纸与施工安装现场一致。做好设计变更材料与该工程设计技术文件材料的配套整理,使工程设计档案准确、完整。档案人员应当了解设计变更情况,避免对外提供已经作废了的或已经修改过的错误图纸,以免生产建设中造成失误和损失。

5.使用的通用性

设计是一项继承性和创造性的工程,一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造,而不可能是全新的设计,这首先是设计工作性质所决定的客观要求,也是设计再生产的前提条件。再则,工程设计对象即工程建设产品虽然具有千差万别的单件性,但其中一些建筑配件、设备装置及其零部件或建筑单元等,往往是量大、面广、共性多、通用性强,使有关这些内容的图纸文件具有广为复用的条件,这也就决定了工程设计档案通用性的特点。工程设计的图纸文件除了用于某一特点的工程建设项目外,还用于本单位其他工程项目的设计工作中, 或外单位生产建设做参考和借鉴,套用其中的一部分甚至全部图纸文件,这样大大避免了重复劳动,缩短了设计周期,可加快设计速度1~2倍,为整个工程建设赢得了时间,提高了工程效益。

6.数量浩大

工程建设产品本身具有整体性的特点,不仅造型庞大、结构复杂、内容繁多,而且由一个个单件生产的项目衔接的固定资产体系。它们千差万别,各自有它独特的结构、形式和要求,并相应形成多种多样单独的设计图纸文件。因而设计单位在设计技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以,在管理上需要考虑有较大、较多的库房,要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备;现在已经采用自动检索及光盘技术现代管理手段,提高了贮存密度和检索效率。

7.经济效益的社会性

设计单位的工程设计档案,是从事工程设计技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供设计图纸文件, 作为施工必要条件,其次,它是可供开发利用的设计技术资源,对内可参考复用,对外可供技术转让和交流。为此保存工程设计档案完全是为了满足生产建设需要向社会提供服务的。明确工程设计档案这一特点,我们在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义,变封闭性为开放性,面向社会,面向技术市场,面向设计和生产设计第一线,面向广大设计人员和现场施工安装人员,及时、准确、方便有效地提供档案资料,让工程设计档案最大限度地在社会上更加广阔的领域里充分发挥经济效益。

8.使用价值的时效性

工程设计档案用于工程项目第一次实现使用价值以后,还会二次、三次、若干次的利用并发挥作用,因而说它具有长期使用价值。一般说来, 按照技术文件生命周期理论,工程设计档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的规律。即其利用价值和它所反映的技术水平成比例,和它保管的时间成反比。因而,工程设计档案在近期内的查阅复用率就比一般档案高,时间越往后其查阅复用率就越低。这说明工程设计档案的使用价值不是无限期地保持不变,而是具有一定的时效性,这是它在利用方面的一个特点。此外,还要根据保管、利用和库房、设备的状况,不断“吐故纳新”,经常定期进行档案资料的清理鉴定,如部分失去使用价值的档案剔除销毁,将使用价值不大,不常查用的档案置于“冷库”或适当减少库存份数,对本单位已经失去利用价值的底图移交给生产使用单位。

从几个方面以上可以看到,工程设计档案的特点是由设计单位的性质和设计活动的规律所决定的。认识并掌握设计档案的这些特点,有利于不断改进管理方法和提高服务质量,以便最大限度地发挥工程设计档案的作用。  

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